La abogacía del futuro, gestión documental y la deforestación del Amazonas.

Hace ya unos años que en el mundo de la abogacía se aspira a la oficina del futuro –aquella que resulta operativa sin el uso del papel–; un objetivo no menor, aunque desde luego muy deseable tanto por el ahorro en espacio, y consecuentemente en dinero, como por su menor impacto medioambiental, y para cuyo logro resultan fundamentales los métodos digitales de producción y almacenamiento de documentos así como una eficaz gestión documental.

Ahora bien, no por loable es más factible, al menos en el campo de la abogacía, pues cualquiera que haya pisado un juzgado habrá podido observar cómo se amontonan por doquier ingentes tomos de procedimientos, que abogados y procuradores se afanan en fotocopiar; lo que al cabo del año genera una desconocida pero, sin duda, abrumadora cantidad de papel desperdiciado. La aportación por tanto del sistema de Justicia al agujero de la capa de ozono y a la deforestación del Amazonas no es, desde luego, irrelevante.

No cabe duda de que los beneficios, especialmente los económicos, de un buen sistema de gestión documental y de la digitalización de documentos, han sido apreciados por todos los sectores implicados en el sistema de Justicia español; y así, en los últimos años, desde el Ministerio de Justicia se está desarrollando el proyecto del Expediente Judicial Electrónico que constituye uno de los ejes principales del proceso modernizador de la Administración de Justicia, cuya implantación se define por el propio Ministerio como la definitiva superación de una justicia basada en el papel, un importante ahorro en recursos y una simplificación de la gestión, lo que repercutirá en una mayor celeridad en la adopción de las resoluciones y, en consecuencia, en una reducción de los tiempos de espera. A este prometedor proyecto, sólo le podemos achacar su extraordinaria y exasperante lentitud en la fase de implantación.

Por ello, en la espera a que el expediente judicial electrónico sea una realidad, y siendo conscientes del impacto de una correcta gestión documental y de la digitalización de documentos, en los costes y la eficiencia –y, por supuesto, también los beneficios medioambientales que comporta– resulta recomendable, por un lado tener paciencia con la Administración de Justicia, y por otro, aplicar los procedimientos y recursos tecnológicos que permita adoptar una óptima organización en la gestión de los archivos, tanto físicos como electrónicos, procurando prescindir del papel tanto como ellos sea posible. Esto último no es cuestión baladí, pues según la Association for Info and Managment un documento se fotocopia o imprime hasta diecinueve veces de media.

En palabras de Beatriz Abascal y David Seguí en el artículo «La gestión documental en las empresas, una herramienta óptima para aprovechar la información» la gestión documental es el conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y, en definitiva, gestionar los documentos de una compañía con la finalidad de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible.

Por tanto, ya sea por un fuerte compromiso cívico o bien por el objetivo de ahorrar costes, espacio y tiempo (si opta por la segunda motivación no resulta necesario confesarlo en público) la solución para mejorar nuestra gestión documental pasa por replantearse el método de generación, conservación y archivo de la documentación.

Actualmente, la práctica totalidad de la documentación se genera ya en formato electrónico, bien en ordenadores, bien en tabletas, en el puesto de trabajo o en salas de abogados ubicadas en los palacios de Justicia, por lo que el objetivo se centra en no imprimir a no ser que sea absolutamente necesario y nunca hacer más copias que las que exclusivamente vamos a utilizar. Sin embargo, resulta necesario incidir en los métodos de conservación y archivo, y ahí es donde cobra importancia la digitalización de toda aquella documentación que creamos conveniente custodiar, pues si bien resulta inevitable preservar en papel cierto tipo de documentos, tales como poderes o escrituras, con ello lograremos aligerar el archivo físico y rebajaremos el nivel de riesgo frente a sanciones derivadas de incumplimientos de normativa deontológica o LOPD. Y respecto al sistema de archivo, se ha de implementar aquel que permita una rápida recuperación de la información, ya sea mediante códigos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, eligiendo aquel que mejor se adapte a nuestras necesidades y forma de trabajo.

Sin duda, en relación a la labor de archivo, hemos de mencionar que numerosos expertos en gestión documental recomiendan el uso de programas de gestión de documentos, específicos para abogados, y si bien resulta viable la utilización de cualquier tipo de programa ofimático, en base a mi experiencia profesional puedo afirmar que los programas específicos facilitan el trabajo de una manera integral. 

Respecto a la manera de mejorar nuestra labor de gestión de la documentación sin ser expertos en la materia, la gestión de expedientes físicos es tarea conocida, y abordada de manera exitosa en la mayoría de despachos, por lo que el área a reforzar será fundamentalmente la relativa a la gestión del archivo electrónico. Para ello se han de establecer guías con los procedimientos que decidimos implantar (respecto de los documentos a custodiar, periodo de conservación, código de archivo, niveles de acceso y confidencialidad, entre otros) así como las herramientas que resultan más adecuadas para gestionar dicho archivo, ya sean programas específicos para abogados u otro tipo de programas que valgan a dicha finalidad, el uso de dispositivos para el almacenamiento diario así como de las copias de seguridad. Igualmente resulta posible la utilización de medios de almacenamiento en nube, pero en este caso se ha tratar por vía contractual que los proveedores cumplan todos los requisitos y exigencias relativos a la confidencialidad y seguridad de datos, recogidos en la normativa europea.

Dada la necesidad de análisis y revisión de los procesos de gestión documental que se aplican en los despachos, y el esfuerzo y tiempo que esto puede conllevar, se produce en determinados casos un efecto disuasorio de la implicación en la obtención e implantación de un mejor procedimiento de gestión documental, el cual ha de ser superado por los evidentes beneficios que éste conlleva, tales como, el nivel de eficiencia a obtener, la seguridad respecto del cumplimiento de las normas de carácter deontológico y legal, así como la mejora en la calidad del servicio, todos ellos motivos sobrados para superar dicho efecto.


Imagen principal cortesía del blog Fronteras

Imágenes cortesía de OpenClipArt by loveandread y johnny_automatic.

Anuncios

4 pensamientos en “La abogacía del futuro, gestión documental y la deforestación del Amazonas.

  1. Fuensanta Martínez

    En mi opinión, la oficina sin papeles como tal, aún no es una realidad.
    Las empresas trabajan con un sistema híbrido en el que gestión documental física y administración electrónica trabajan conjuntamente. Esto es gracias a los software de gestión documental como OpenKM, que debido a su adaptabilidad puede implantarse en todo tipo de empresas, y por supuesto a sus archivos.
    http://www.openkm.com
    Saludos

    Me gusta

    Responder
    1. María Alonso de la Torre Vázquez Autor de la entrada

      Hola Fuensanta, muchas gracias por tu comentario y tus aportaciones, lo cierto es que no conocía OpenKM y parece una muy buena opción. Además estoy de acuerdo en la reflexión que haces respecto del sistema híbrido que actualmente está implantado en las empresas, pero confío en que el desarrollo de las sedes electrónicas de las administraciones públicas ayudarán s impulsar la oficina sin papeles. Cualquier sugerencia que nos puedas hacer será muy bienvenida. Saludos

      Me gusta

      Responder
  2. Fuensanta Martínez

    Hola,
    En primer lugar enhorabuena por el artículo. En segundo lugar, efectivamente, un buen gestor documental puede ser la herramienta ideal para el profesional del derecho.
    De hecho, yo utilizo OpenKM por sus diversas funcionalidades a la hora de la gestión de expedientes, archivos, etc.
    Además tiene dos versiones: una gratuita (community) y otra profesional.
    Si queréis ampliar información podéis acceder a su web: http://www.openkm.com
    Saludos!

    Me gusta

    Responder
  3. Roberto

    Hola….. Fuensanta Martínez…..Para la gestión de expedientes usas el “Commmunity”? del OpenKM. De ser así. Necesito una mano…..

    Me gusta

    Responder

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s